Mogen de leden van een behandelteam zonder toestemming van de werknemer informatie uitwisselen en hebben zij toegang tot het dossier?

Onder een behandelteam in de bedrijfsgezondheidszorg verstaan we de personen die rechtstreeks bij de behandeling, begeleiding of hulpverlening aan een individuele werknemer betrokken zijn, ook wel aangeduid als de rechtstreeks betrokkenen. Een behandelteam kan bestaan uit de bedrijfsarts, a(n)ios[1], ondersteunend personeel zoals doktersassistenten, POB of functionarissen met vergelijkbare taken en administratieve en secretariële ondersteuners. Deze personen assisteren de bedrijfsarts bij de begeleiding van de werknemer met een specifieke taak in een omschreven deelgebied. Voorbeelden van deelgebieden zijn sociaal-medische begeleiding, arbeidsomstandighedenzorg, keuringen en PMO. Een combinatie van deelgebieden is mogelijk.

Behandelteam en toegang tot het dossier
Op grond van het Artikel 457 lid 2 WGBO en de Beleidsregels verwerking persoonsgegevens gezondheid zieke werknemers, §5.2.1 heeft ieder lid van het behandelteam zonder voorafgaande toestemming van de werknemer toegang tot die medische gegevens die voor zijn/haar taak in dit specifieke geval noodzakelijk zijn. Dat is dus niet hetzelfde als toegang tot het gehele dossier. De opgedragen taak per deelgebied is bepalend voor de aard en omvang van de informatie waarover ieder lid van het behandelteam mag beschikken. Betrokkenen dienen zich bewust te zijn van de implicaties die de informatie-uitwisseling heeft. De werknemer moet op de hoogte zijn van de gekozen wijze van informatieverstrekking en mag hiertegen bezwaar maken.

Taakgedelegeerden
Bedrijfsarts moet altijd de mogelijkheid hebben om informatie vast te leggen in een afgeschermd deel van het dossier, waar een taakgedelegeerde géén toegang toe heeft. In de praktijk kan dat op verschillende manieren worden ingericht. Zo kunnen bedrijfsarts en gedelegeerde(n) in hetzelfde dossier werken, met een afgeschermd deel voor de bedrijfsarts voor informatie die niet gedeeld moet worden met de gedelegeerde(n). Of bedrijfsarts en gedelegeerde(n) werken in een eigen deel. Daarbij moet de informatie van de gedelegeerde(n) altijd zichtbaar zijn voor de bedrijfsarts. Dit komt voort uit zijn verantwoordelijkheid als delegerend bedrijfsarts. Andersom moet de bedrijfsarts actief kunnen kiezen welke informatie hij al dan niet deelt met de gedelegeerde(n).

Procesbegeleiding
Wanneer de taak van een functionaris alleen bestaat uit faciliterende en coördinerende werkzaamheden tijdens het ziekteverzuimproces, is de functionaris aan te merken als procesbewaker voor de werkgever. De functionaris mag alleen beschikken over de informatie die noodzakelijk is voor de vervulling van deze taken en heeft geen toegang tot het medisch deel van het dossier.

Waarneming
De bedrijfsarts heeft geen zwijgplicht tegenover een arts die als zijn vervanger, ook wel waarnemer genoemd, optreedt. De vervanger heeft daarom toegang tot het gehele bedrijfsgeneeskundige dossier van werknemers die hij tijdens de waarneming ziet. De werknemer mag hiertegen bezwaar maken. In dat geval mag de vervanger het dossier niet inzien. De vervanger mag de werknemer er dan wel op wijzen dat het nadelig kan zijn voor de begeleiding als hij het dossier niet mag inzien.

De bedrijfsarts mag aan degene die hem vervangt vooraf specifieke informatie over een werknemer verstrekken, ook als de werknemer bezwaar heeft tegen toegang tot het bedrijfsgeneeskundige dossier door de vervanger. Bijvoorbeeld om de vervanger voor te bereiden op een zorgvraag, die zich tijdens de waarneming kan voordoen.

Geen onderdeel van het behandelteam
Behandelaars met een eigen opdracht zoals bedrijfsmaatschappelijk werkers, psychologen en fysiotherapeuten maken geen deel uit van het behandelteam van de bedrijfsarts.

Twijfel
Bij twijfel over de rechtmatigheid van de beoogde informatie-uitwisseling is het advies om toestemming te vragen aan de werknemer.

Zie voor meer informatie het NVAB standpunt taakdelegatie (o.a. H1.7 ‘Privacyregeling bij delegatie’), de NVAB Leidraad bedrijfsgeneeskundig dossier- Inrichting & Overdracht en de KNMG Richtlijn Omgaan met medische gegevens (H1.4.1 en H1.4.2).